به طور کلی فایل نامبر یعنی شماره پرونده. در گذشته اداره مهاجرت از عبارت File Number استفاده می کرد ولی این روزها بیشتر عبارت Application Number مرسوم است. هر دوی این عبارت ها یک معنی می دهند.
به طور معمول اداره مهاجرت وقتی فایل نامبر را صادر می کند که مدارک و فرم های مورد نیاز آن پرونده را دریافت کرده باشد و از نظر ایشان پرونده در آن گروه خاصی که شرکت کرده قابل بررسی است. برای مثال در گروه خوداشتغالی فدرال، مدارک ابتدا به دفتر مرکزی بررسی پرونده ها CIO که مستقر در شهر سیدنی استان نوا اسکوشیا کاناداست ارسال می شود. اگر از نظر اداره مهاجرت پرونده برای بررسی کامل باشد و همین طور مبلغ پراسسینگ فی آن پرداخت شده باشد فایل نامبر صادر خواهد شد وگرنه پرونده را بر می گردانند و از متقاضی یا نماینده وی می خواهند که مدارک را تکمیل کند.
صدور فایل نامبر به معنای قبولی پرونده نیست ولی به هر حال مرحله مهمی است که باید طی شود؛ چون به طور معمول به معنای ارائه مدارک مکفی است.
فایل نامبر توسط اداره مهاجرت فدرال IRCC (یا همان CIC سابق) صادر می شود. ممکن است مشاور مهاجرت شما نیز برای پرونده شماره ای صادر کند ولی این ارتباطی به فایل نامبر ندارد. اگر از روش های مهاجرت استانی اقدام کنید، بعضی استان ها برای خود شماره فایلی صادر می کنند ولی این شماره فایل ارتباطی به فایل نامبری که بعدا اداره مهاجرت فدرال صادر خواهد کرد ندارد.
فایل نامبر اداره مهاجرت معمولا با یک حرف لاتین نظیر E یا F شروع می شود. این حرف نشان دهنده روش مهاجرت است. برای مثال E یعنی روش های اقتصادی مهاجرت (نظیر اسکیلد ورکر، خود اشتغالی، سرمایه گذاری و …). حرف F برای روش های مهاجرت فامیلی نظیر اسپانسر همسر یا والدین است. در گذشته از حرف B در ابتدای فایل نامبرها استفاده می شد که این روزها مرسوم نیست. لازم به ذکر است که بعد از حرف اول فایل نامبر به طور معمول یک عدد نه رقمی می آید.
علاوه بر فایل نامبر اصطلاح دیگری وجود دارد به نام یو سی آی UCI که مخفف Unique Client Identifier (مشخص کننده یکتای متقاضی) است. UCI که گاه Client ID هم گفته می شود، شماره ایست که به هر متقاضی مهاجرت یا متقاضی ویزای کانادا اختصاص داده می شود. این شماره متعلق به فرد و مستقل از پرونده مهاجرتی است. برای مثال اگر یک نفر برای اولین بار برای ویزای کانادا اقدام کند یک UCI دریافت خواهد کرد. حال اگر همان فرد برای مهاجرت به کانادا اقدام کند، همان UCI برای وی استفاده می شود. یک نفر می تواند ده پرونده ویزا یا مهاجرتی مستقل داشته باشد ولی UCI وی همیشه همان است. یو سی آی یک عدد هشت یا ۱۰ رقمی است.
با توجه به توضیحات فوق فایل نامبر شماره یک پرونده خاص نزد اداره مهاجرت فدرال کاناداست و یو سی آی شماره یک متقاضی خاص نزد همان اداره است.
